Trong bối cảnh áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) trở thành yêu cầu bắt buộc với mọi doanh nghiệp kể từ năm 2022 (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC), việc quản lý hóa đơn điện tử ngày càng được hoàn thiện hơn với những quy định cập nhật tại Nghị định 70/2025/NĐ‑CP, có hiệu lực từ 01/6/2025.
1. Kê khai – Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử
- Không yêu cầu thông báo phát hành như hóa đơn giấy: Theo Nghị định 123/2020/NĐ‑CP và hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT‑BTC, doanh nghiệp không cần gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng. Thay vào đó, cần Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/ĐKTĐ‑HĐĐT (ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ‑CP).
- Đối tượng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử: Bao gồm doanh nghiệp, tổ chức, hợp tác xã, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên hoặc có hoạt động bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng sử dụng máy tính tiền kết nối thuế từ 01/6/2025.
2. Quản lý và xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ‑CP
- Bỏ quy định hủy hóa đơn sai sót
Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ‑CP bãi bỏ quy định phải hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót — thay vào đó ưu tiên điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập sai.
- Quy trình xử lý sai sót cụ thể
Theo Khoản 13 – Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ‑CP:
- Sai tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế): người bán thông báo lỗi cho người mua và cơ quan thuế theo mẫu 04/SS‑HĐĐT; không cần lập lại hóa đơn.
- Sai các nội dung trọng yếu như mã số thuế, đơn giá, thuế suất, số tiền…: người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng, kèm văn bản thỏa thuận giữa người mua – người bán (hoặc thông báo công khai nếu là cá nhân).
- Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót: CQT sẽ gửi thông báo theo mẫu 01/TB‑RSĐT, doanh nghiệp phải kiểm tra và thực hiện điều chỉnh/thay thế theo quy định.
- Sai sót dữ liệu bảng tổng hợp: nếu đã gửi tổng hợp không đầy đủ hoặc sai, doanh nghiệp cần gửi bổ sung hoặc thông tin điều chỉnh theo mẫu 01/TH‑HĐĐT, trong đó phải ghi rõ các thông tin hóa đơn liên quan: ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
3. Nguyên tắc quản lý – Giám sát và báo cáo hóa đơn điện tử
- Ứng dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Từ 01/6/2025, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp có hoạt động bán hàng trực tiếp người tiêu dùng và sử dụng máy tính tiền phải áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Những hóa đơn này không bắt buộc chữ ký số nhưng vẫn phải đảm bảo nội dung đúng chuẩn và dữ liệu phải truyền đúng định dạng quy định.
- Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Nghị định mới bổ sung yêu cầu bắt buộc cung cấp số định danh cá nhân hoặc mã số thuế người mua, đặc biệt là đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, trừ trường hợp đặc thù như bán xăng dầu hoặc dịch vụ cá cược...
- Chuyển đổi giữa hóa đơn có mã và không có mã cơ quan thuế
Theo Thông tư 32/2025/TT‑BTC, trường hợp người nộp thuế bị xác định rủi ro cao về thuế và được CQT yêu cầu, bắt buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Sau ít nhất 12 tháng, có thể xin chuyển lại sang hóa đơn không có mã nếu đáp ứng điều kiện và được CQT chấp thuận
4. Một số lưu ý trọng tâm giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả
- Thứ nhất, khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin, đặc biệt là mã số thuế, loại hóa đơn và phần mềm sử dụng. Việc sử dụng sai loại hóa đơn (ví dụ: dùng hóa đơn không có mã trong khi bị đánh giá rủi ro cao) có thể dẫn đến bị từ chối hóa đơn hoặc xử phạt hành chính.
- Thứ hai, trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cần thường xuyên đối chiếu dữ liệu nội bộ với dữ liệu đã truyền cho cơ quan thuế. Nếu phát hiện sai lệch, cần nhanh chóng điều chỉnh theo mẫu biểu quy định. Không nên để tình trạng dồn hóa đơn sai sót sang nhiều tháng mới xử lý vì có thể làm gián đoạn quá trình quyết toán thuế hoặc kiểm toán.
- Thứ ba, khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, doanh nghiệp không cần chữ ký số. Tuy nhiên, hóa đơn vẫn phải đầy đủ thông tin bắt buộc như tên hàng, đơn giá, mã số thuế người bán và thời điểm lập. Việc thiếu thông tin này có thể khiến hóa đơn không hợp lệ.
- Thứ tư, nếu cơ quan thuế có thông báo phát hiện sai sót (qua mẫu 01/TB-RSĐT), doanh nghiệp phải phối hợp xử lý đúng hạn. Không phản hồi hoặc xử lý chậm có thể bị xử phạt hành chính từ 5 đến 20 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.
