Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, hóa đơn điện tử (HĐĐT) không còn là lựa chọn mà đã trở thành bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam kể từ năm 2022 theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Không thể phủ nhận rằng hóa đơn điện tử đã mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan quản lý thuế. Tuy nhiên, song hành với những tiện ích là không ít khó khăn, thách thức mà doanh nghiệp cần vượt qua trong quá trình triển khai.
1. Lợi ích nổi bật khi sử dụng hóa đơn điện tử
a. Tiết kiệm chi phí và thời gian
Thay vì phải in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy, doanh nghiệp chỉ cần vài thao tác trên hệ thống phần mềm để lập và gửi hóa đơn điện tử. Điều này giúp giảm đáng kể chi phí văn phòng phẩm, vận chuyển, lưu kho, đặc biệt với doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn.
Theo thống kê của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp sử dụng HĐĐT có thể giảm 60–70% chi phí liên quan so với hóa đơn giấy.
b. Tăng độ chính xác và minh bạch
Các phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp chữ ký số, tự động tính toán và kiểm tra thông tin, giúp hạn chế tối đa sai sót như trùng số hóa đơn, sai đơn giá, thuế suất… Đồng thời, việc truy xuất dữ liệu nhanh chóng giúp nâng cao hiệu quả kiểm tra, đối chiếu sổ sách, phục vụ kiểm toán nội bộ và cơ quan thuế.
c. Đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số & quản lý hiện đại
Hóa đơn điện tử là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình kế toán – tài chính, đồng thời kết nối dữ liệu với các hệ thống ERP, CRM hay phần mềm bán hàng. Điều này giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện và nâng cao khả năng quản trị.
d. Hỗ trợ cơ quan thuế giám sát hiệu quả
Cơ quan thuế có thể nhận dữ liệu hóa đơn theo thời gian thực, từ đó dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hạn chế gian lận thuế, trốn thuế. Đây là bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính và hiện đại hóa ngành thuế.
2. Những khó khăn và thách thức đi kèm
a. Rào cản kỹ thuật và hạ tầng công nghệ
Không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng về hệ thống máy tính, kết nối mạng ổn định hay nhân lực IT. Với các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, việc làm quen với phần mềm HĐĐT có thể gây lúng túng và tốn thời gian.
Ví dụ, ở một số vùng nông thôn, việc truy cập internet yếu hoặc gián đoạn đã khiến quá trình phát hành hóa đơn điện tử bị gián đoạn, ảnh hưởng đến giao dịch và uy tín doanh nghiệp.
b. Khó khăn trong xử lý sự cố và bảo mật dữ liệu
Nếu xảy ra lỗi phần mềm, mất điện, mất kết nối mạng hoặc bị tấn công mạng, doanh nghiệp có thể bị đình trệ hoạt động xuất hóa đơn, dẫn đến chậm giao hàng, ảnh hưởng đến doanh thu. Ngoài ra, nếu không có quy trình bảo mật tốt, dữ liệu hóa đơn có nguy cơ bị đánh cắp hoặc chỉnh sửa trái phép.
c. Chi phí đầu tư ban đầu
Dù về lâu dài tiết kiệm chi phí, nhưng để bắt đầu, doanh nghiệp phải chi cho phần mềm hóa đơn, thiết bị ký số, đào tạo nhân sự, và tích hợp với hệ thống kế toán – bán hàng hiện có. Với các doanh nghiệp siêu nhỏ, đây là một khoản đầu tư không nhỏ.
d. Khó khăn trong xử lý sai sót
Việc xử lý hóa đơn sai sót (sai tên khách hàng, đơn giá, mã số thuế…) trong HĐĐT khá phức tạp, cần tuân thủ quy trình chặt chẽ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy định, rất dễ bị xử phạt hành chính dù chỉ sai sót nhỏ.
3. Hướng đi nào cho doanh nghiệp?
Để khai thác tối đa lợi ích của hóa đơn điện tử và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần:
- Chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín, có tích hợp chữ ký số, hỗ trợ xử lý sự cố và nâng cấp định kỳ;
- Đào tạo nhân sự kế toán nắm vững quy định pháp luật và kỹ năng sử dụng phần mềm HĐĐT;
- Xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng cho việc phát hành, lưu trữ và kiểm soát hóa đơn;
- Liên tục cập nhật các thay đổi trong chính sách thuế, nghị định liên quan để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.
