Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ và việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) trở thành bắt buộc trên toàn quốc, nhiều doanh nghiệp vẫn còn vướng mắc về thời điểm lập hóa đơn điện tử – đặc biệt là vấn đề “lùi ngày”. Vậy doanh nghiệp có được phép lập hóa đơn điện tử lùi ngày không? Nếu vi phạm thì sẽ bị xử phạt ra sao?
Quy định pháp luật về thời điểm lập hóa đơn điện tử
Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định rõ:
- Đối với hoạt động bán hàng hóa: Hóa đơn điện tử phải được lập ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
- Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc tại thời điểm thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, tùy từng trường hợp cụ thể.
Đặc biệt, pháp luật không cho phép doanh nghiệp tự ý lùi ngày lập hóa đơn điện tử so với ngày thực tế phát sinh giao dịch. Việc cố tình ghi lùi ngày nhằm hợp thức hóa các giao dịch đã xảy ra trước đó là hành vi vi phạm thời điểm lập hóa đơn.
Doanh nghiệp có được lập hóa đơn điện tử lùi ngày?
Câu trả lời là: Không.
Lập hóa đơn lùi ngày là trái quy định pháp luật. Trong mọi trường hợp, hóa đơn điện tử phải được lập đúng thời điểm phát sinh giao dịch, đúng theo trình tự và nội dung được quy định tại các văn bản pháp luật có liên quan.
Một số doanh nghiệp có thể nhầm tưởng rằng việc lùi ngày hóa đơn vài ngày (để hoàn tất thủ tục nội bộ hoặc vì lý do khách quan như mất mạng, lỗi hệ thống…) là chấp nhận được. Tuy nhiên, nếu không có căn cứ chứng minh lý do chính đáng và không thực hiện đúng quy trình báo cáo với cơ quan thuế, doanh nghiệp vẫn bị xử phạt như hành vi vi phạm thời điểm xuất hóa đơn.
Mức xử phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm
Căn cứ theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP), hành vi lập hóa đơn điện tử không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt như sau:
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng nếu hành vi vi phạm có tình tiết giảm nhẹ, và không làm chậm nghĩa vụ nộp thuế.
- Phạt tiền từ 3 đến 5 triệu đồng: Trong trường hợp lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không thuộc trường hợp cảnh cáo.
- Phạt tiền từ 4 đến 8 triệu đồng: Nếu hành vi lập hóa đơn lùi ngày làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, hoặc được xác định là có tính chất nghiêm trọng.
Ngoài ra, nếu việc lùi ngày hóa đơn dẫn đến chậm truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt theo Điều 30 Nghị định 125, với mức phạt có thể lên đến 20 triệu đồng tùy mức độ vi phạm.
Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp
Việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp:
- Đảm bảo minh bạch, rõ ràng trong hoạt động tài chính – kế toán;
- Tránh rủi ro bị truy thu thuế, xử phạt hành chính hoặc ảnh hưởng uy tín;
- Hạn chế các tranh chấp pháp lý với đối tác và cơ quan thuế.
Trong trường hợp có lý do khách quan khiến hóa đơn không thể lập đúng thời điểm (ví dụ: lỗi hệ thống, mất điện, lỗi kỹ thuật…), doanh nghiệp cần lập biên bản ghi nhận sự việc, báo cáo kịp thời với cơ quan thuế, và thực hiện các bước khắc phục theo hướng dẫn để được xem xét miễn xử phạt.
