Kể từ ngày 01/6/2025, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo các yêu cầu cập nhật từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP – văn bản thay thế, sửa đổi quan trọng của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Những quy định mới không chỉ thay đổi kỹ thuật lập hóa đơn mà còn yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ về thủ tục đăng ký, phát hành, ký số và truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
Vậy doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định mới? Dưới đây là những bước cụ thể.
1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Theo Điều 15 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, để được phép sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu hoặc chuyển đổi từ mẫu cũ sang mẫu mới;
- Đăng ký thông tin bao gồm: loại hóa đơn, hình thức có mã/không mã, hạ tầng kỹ thuật sử dụng và đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu có);
- Nộp đăng ký trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (e-invoice.gdt.gov.vn).
Lưu ý mới: Dữ liệu đăng ký phải khớp hoàn toàn với thông tin đăng ký thuế, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, định danh chữ ký số đang sử dụng.
2. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng chuẩn dữ liệu mới
Từ 2025, định dạng hóa đơn điện tử phải tuân theo Chuẩn dữ liệu XML do Tổng cục Thuế quy định – bao gồm định danh loại hóa đơn, ký hiệu, thông tin chi tiết về người mua, người bán, hàng hóa/dịch vụ và thời điểm ký số.
Do đó, doanh nghiệp cần:
- Kiểm tra lại phần mềm hóa đơn hiện tại có tương thích chuẩn mới không;
- Nếu cần, chuyển đổi sang đơn vị cung cấp được Tổng cục Thuế chứng nhận;
- Thiết lập tích hợp giữa phần mềm kế toán, quản lý bán hàng với phần mềm hóa đơn để hạn chế sai sót.
3. Thiết lập chữ ký số hợp lệ và cấu hình ký điện tử trên hóa đơn
Hóa đơn điện tử chỉ hợp lệ khi:
- Có chữ ký số của người bán và (trong một số trường hợp) của người mua;
- Thời điểm ký số phải khớp với ngày lập hóa đơn, hoặc muộn hơn không quá 1 ngày làm việc (nếu có lý do kỹ thuật);
- Chữ ký số phải là loại được chứng thực bởi nhà cung cấp được cấp phép, đúng tên doanh nghiệp hoặc cá nhân đại diện pháp luật.
Nếu chữ ký số hết hạn, sai tên pháp nhân hoặc lỗi kỹ thuật – hóa đơn lập ra sẽ không hợp lệ, và có thể bị xử phạt.
4. Gửi hóa đơn đến cơ quan thuế theo đúng thời điểm quy định
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tùy loại hóa đơn, doanh nghiệp phải:
- Gửi ngay sau khi lập nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế;
- Gửi định kỳ (ngày, tuần hoặc tháng) nếu là hóa đơn không có mã, nhưng phải đăng ký và được chấp thuận phương thức gửi.
Trong mọi trường hợp, dữ liệu hóa đơn phải được truyền đúng thời điểm, không trễ quá 1 ngày làm việc tính từ thời điểm lập.
5. Hủy bỏ, thay thế hóa đơn mẫu cũ
Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và mẫu dữ liệu cũ phải dừng sử dụng từ 01/6/2025. Các bước cần thực hiện gồm:
- Hủy toàn bộ hóa đơn chưa sử dụng, hoặc chuyển thành dữ liệu lưu trữ nội bộ;
- Thông báo hủy hóa đơn cũ với cơ quan thuế nếu đã đăng ký mẫu;
- Không được lập hóa đơn trên mẫu cũ kể cả cho giao dịch phát sinh trước 1/6/2025 nhưng lập sau.
6. Đào tạo nhân sự, cập nhật quy trình nội bộ
Đây là bước rất quan trọng để tránh sai sót:
- Huấn luyện nhân sự về thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số, xử lý sai sót, tra cứu hóa đơn và báo cáo định kỳ;
- Cập nhật quy trình xử lý hóa đơn gắn với kế toán, bán hàng, vận chuyển, quản lý kho.
Nên ban hành hướng dẫn nội bộ dưới dạng quy trình kiểm soát hóa đơn điện tử, có chữ ký người chịu trách nhiệm.
