Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng sâu rộng, ngành thuế Việt Nam tiếp tục có bước tiến mới trong việc chuẩn hóa và minh bạch hóa hoạt động kê khai, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Một trong những dấu mốc quan trọng chính là việc Chính phủ ban hành Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20 tháng 3 năm 2025 – văn bản sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong đó tập trung cập nhật các quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Bắt đầu từ ngày 1/6/2025, những quy định mới này chính thức có hiệu lực và mang lại nhiều thay đổi đáng chú ý, đặc biệt là trong cách lập, quản lý và truyền dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế trong môi trường điện tử.
Những thay đổi không thể bỏ qua
Một trong những điểm nhấn quan trọng của Nghị định 70 là việc ban hành mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới – mẫu số 03/TNCN, thay thế cho mẫu cũ trước đó. Mẫu mới được thiết kế khoa học hơn, cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết để phục vụ công tác đối chiếu, kiểm tra và minh bạch thu nhập cá nhân.
Không chỉ đơn thuần là những con số, chứng từ mới yêu cầu bổ sung thông tin định danh cá nhân (đối với người chưa có mã số thuế), số điện thoại, quốc tịch (nếu là cá nhân nước ngoài), và các khoản giảm trừ như bảo hiểm bắt buộc, từ thiện, khuyến học. Điều đặc biệt là phần “thu nhập còn được nhận” – vốn dễ gây hiểu nhầm giữa thu nhập chịu thuế và số tiền thực lĩnh – đã được loại bỏ để tránh gây sai lệch trong nhận thức của người nhận thu nhập.
Những chi tiết nhỏ ấy, xét cho cùng, không chỉ mang tính kỹ thuật mà còn thể hiện một nỗ lực lớn trong việc nâng cao tính minh bạch, chính xác và nhất quán trong quản lý thuế thu nhập cá nhân.
Quy trình sử dụng chứng tử điện tử: Chặt chẽ và nhất quán hơn
Nếu như trước đây, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo lập chứng từ khấu trừ và sử dụng ngay mà không cần đăng ký, thì theo quy định mới, mọi tổ chức chi trả thu nhập bắt buộc phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử với cơ quan thuế trước khi phát hành.
Không những thế, dữ liệu chứng từ phải được truyền đến cơ quan thuế ngay trong ngày lập, qua đó tạo nên một hệ thống giám sát theo thời gian thực, góp phần hạn chế các hành vi gian lận hoặc lập trễ chứng từ khấu trừ.
Sai sót không còn được "xóa bỏ", mà phải thay thế có truy vết
Một điểm thay đổi then chốt nữa nằm ở cách xử lý chứng từ sai. Nếu trước đây, kế toán có thể hủy chứng từ sai và lập lại, thì nay quy trình này bị xóa bỏ hoàn toàn. Thay vào đó, tổ chức phải gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế bằng mẫu 04/SS-CTĐT và đồng thời phát hành chứng từ mới để thay thế. Điều này đảm bảo rằng mọi sai lệch đều được ghi nhận đầy đủ và có thể kiểm tra, truy vết về sau.
Doanh nghiệp cần làm gì để thích ứng?
Trước thời điểm 01/6/2025, các doanh nghiệp cần chủ động rà soát toàn bộ hệ thống kế toán – thuế nội bộ để đảm bảo sự đồng bộ với quy định mới. Cụ thể:
- Ngừng sử dụng các mẫu chứng từ cũ và cập nhật ngay mẫu 03/TNCN theo Nghị định 70.
- Thực hiện đăng ký sử dụng chứng từ điện tử với cơ quan thuế qua mẫu quy định.
- Tổ chức đào tạo nội bộ cho bộ phận kế toán, nhân sự, hành chính – những người trực tiếp thao tác chứng từ – để nắm chắc quy trình mới.
- Thiết lập các quy trình kiểm tra chéo nhằm đảm bảo việc lập, ký và truyền dữ liệu chứng từ được thực hiện đúng hạn, chính xác.
