Trong bối cảnh các quy định mới về quản lý thuế điện tử chính thức có hiệu lực từ 01/6/2025, việc hiểu đúng khái niệm "thời điểm lập" và "thời điểm cấp" chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là điều tối quan trọng, đặc biệt đối với kế toán doanh nghiệp và người lao động.
Nhiều doanh nghiệp hiện vẫn đang nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, dẫn đến sai sót trong kê khai thuế hoặc xử lý hồ sơ hoàn thuế cho người lao động.
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN – tài liệu không thể thiếu
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là văn bản chứng minh tổ chức, doanh nghiệp đã thực hiện khấu trừ thuế tại nguồn trước khi chi trả thu nhập cho cá nhân. Đây là một trong những tài liệu bắt buộc trong:
- Quyết toán thuế cuối năm,
- Thủ tục hoàn thuế,
- Chứng minh thu nhập trong các giao dịch hành chính.
Từ năm 2025, doanh nghiệp buộc phải sử dụng mẫu chứng từ khấu trừ thuế điện tử 03/TNCN, có chữ ký số và gửi dữ liệu về cơ quan thuế.
2. Thời điểm lập chứng từ: Là khi nào?
Theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN được hiểu là:
“Thời điểm người nộp thuế hoàn thành việc ký chữ ký số trên chứng từ.”
Điều này có nghĩa:
- Chứng từ điện tử được coi là hợp lệ kể từ ngày ký số.
- Ngày lập ghi trên chứng từ phải khớp với ngày ký chữ ký số.
- Mỗi lần khấu trừ thuế (thường theo kỳ trả lương hoặc chi trả thù lao), doanh nghiệp cần lập chứng từ tương ứng.
Ví dụ thực tiễn:
Công ty A chi trả tiền lương tháng 6/2025 vào ngày 28/6/2025. Chứng từ khấu trừ thuế được ký số và gửi đi trong ngày đó. → Ngày lập chứng từ hợp lệ là 28/6/2025.
3. Thời điểm cấp chứng từ: Khi nào cần thực hiện?
Trong khi đó, thời điểm cấp chứng từ khấu trừ lại phụ thuộc vào yếu tố yêu cầu của cá nhân nhận thu nhập. Cụ thể:
Theo Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Tổ chức chi trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ cho cá nhân khi có yêu cầu…”
Như vậy:
- Doanh nghiệp chưa cần cấp ngay sau khi lập.
- Chỉ cấp khi cá nhân có yêu cầu hoặc đến kỳ quyết toán thuế cá nhân (thường vào quý I năm sau).
- Nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp thì không cần cấp chứng từ.
Ví dụ:
Anh B làm việc tại Công ty X từ tháng 1 đến tháng 9/2025, nghỉ việc và chuyển sang công ty khác. Đầu năm 2026, anh B muốn tự quyết toán thuế → có quyền yêu cầu Công ty X cấp chứng từ khấu trừ của 9 tháng đầu năm. Công ty X bắt buộc phải cấp, dù thời điểm lập chứng từ là từ tháng 1 đến tháng 9.
4. Vì sao cần phân biệt rõ hai thời điểm?
Việc hiểu sai giữa "lập" và "cấp" có thể dẫn đến:
- Chậm cấp chứng từ cho người lao động, gây ảnh hưởng đến quyền hoàn thuế;
- Khai sai thời điểm kê khai thuế, dẫn đến sai phạm hành chính;
- Thiếu dữ liệu trong hệ thống thuế điện tử, ảnh hưởng đến quá trình xác minh thu nhập.
5. Gợi ý cho doanh nghiệp: Quản lý chứng từ hiệu quả
Để đảm bảo tuân thủ quy định mới từ 2025, doanh nghiệp nên:
- Thiết lập quy trình tự động lập chứng từ ngay khi khấu trừ thuế;
- Thiết kế cổng tra cứu chứng từ điện tử cho người lao động (hoặc phối hợp với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử);
- Đào tạo kế toán và bộ phận nhân sự phân biệt rõ "lập" và "cấp" chứng từ;
- Lưu trữ đầy đủ bản gốc chứng từ điện tử và lịch sử cấp phát.
