Mùa quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hàng năm luôn khiến không ít người lao động đau đầu, nhất là với những ai có thu nhập từ nhiều nguồn. Trong năm 2025, nếu bạn là người đã làm việc tại 3 công ty khác nhau, nhưng chỉ nhận được chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ một doanh nghiệp, vậy bạn có thể quyết toán thuế được không? Phải xử lý thế nào với phần thu nhập chưa có chứng từ?
1. Quy định chung về quyết toán thuế với thu nhập từ nhiều nơi
Theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Điều 8 Thông tư 80/2021/TT-BTC:
Cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi trong năm và đã khấu trừ thuế tại nguồn, phải tự quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế nếu:
- Có số thuế nộp thừa cần hoàn lại;
- Có nghĩa vụ nộp thêm thuế;
- Hoặc có yêu cầu xác minh nghĩa vụ thuế.
Điều kiện bắt buộc: Phải có chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ từng nguồn thu nhập, để làm căn cứ kê khai số thuế đã nộp.
2. Khi chỉ có 1 doanh nghiệp cấp chứng từ: Có thể quyết toán không?
Có thể, nhưng sẽ phát sinh các kịch bản sau:
Trường hợp 1: Hai doanh nghiệp còn lại không khấu trừ thuế
- Ví dụ: bạn làm freelance, hợp đồng khoán công việc, hoặc có thu nhập thấp dưới mức phải nộp thuế.
- Khi đó, bạn không cần chứng từ, chỉ kê khai tổng thu nhập chịu thuế trong năm và tính thuế phát sinh (nếu có).
- Lưu ý: phải trung thực khai đủ tổng thu nhập từ các nơi – dù không có chứng từ.
Trường hợp 2: Hai doanh nghiệp kia có khấu trừ thuế, nhưng không cấp chứng từ
- Đây là trường hợp phổ biến nhưng rủi ro.
- Khi đó, bạn phải chủ động liên hệ lại các doanh nghiệp để yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ – vì đây là quyền lợi được quy định tại Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Nếu không có chứng từ, bạn sẽ không thể kê khai được số thuế đã nộp, dẫn đến:
- Hoặc phải nộp lại toàn bộ,
- Hoặc không được hoàn thuế (nếu nộp thừa),
- Hoặc bị truy thu, xử phạt nếu khai
3. Các bước xử lý thực tế khi bị thiếu chứng từ
Bước 1: Kiểm tra các khoản thu nhập đã nhận trong năm
- Bao gồm: lương, thù lao, hợp đồng vụ việc, tiền thưởng,...
- Xem xét xem doanh nghiệp có khấu trừ 10% hoặc theo biểu thuế lũy tiến không.
Bước 2: Liên hệ doanh nghiệp để yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ
- Căn cứ: Khoản 2 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (vẫn có hiệu lực đối với thu nhập trước 01/6/2025).
- Kể cả khi bạn đã nghỉ việc, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ cấp lại nếu bạn có yêu cầu chính đáng.
Bước 3: Nếu không xin được chứng từ – vẫn quyết toán?
- Có thể, nhưng số thuế đã khấu trừ sẽ không được ghi nhận, bạn có thể:
- Chịu rủi ro nộp thuế “lần hai”,
- Hoặc bị loại khỏi diện hoàn thuế.
Khi đó, bạn có thể đính kèm bảng lương, phiếu chi trả, và giải trình bằng văn bản để cơ quan thuế xem xét, tuy nhiên đây không đảm bảo được chấp nhận 100%.
4. Quy định mới từ 01/6/2025: Phải dùng mẫu 03/TNCN điện tử
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC:
- Từ 01/6/2025, mọi chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải là chứng từ điện tử theo mẫu 03/TNCN, có chữ ký số và gửi dữ liệu lên hệ thống thuế.
- Điều này giúp người lao động tra cứu chứng từ dễ dàng hơn, và hạn chế tình trạng “xin không được cấp” như hiện nay.
- Bạn nên chủ động yêu cầu các doanh nghiệp sử dụng chứng từ điện tử, gửi bản mềm cho bạn.
