1. Tại sao lưu trữ hóa đơn điện tử là vấn đề quan trọng?
Trong thời đại số hóa mạnh mẽ, hóa đơn điện tử không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với phần lớn doanh nghiệp theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Tuy nhiên, không ít đơn vị vẫn xem nhẹ khâu lưu trữ hóa đơn điện tử, dẫn đến nguy cơ mất dữ liệu, sai phạm khi bị thanh tra thuế, hoặc vi phạm pháp luật về kế toán và lưu trữ.
Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản số mà còn là yếu tố then chốt trong quản trị rủi ro, tiết kiệm chi phí vận hành, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
2. Quy định pháp lý về lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, các yêu cầu về lưu trữ hóa đơn điện tử bao gồm:
- Thời hạn lưu trữ: Ít nhất 10 năm, tương tự hóa đơn giấy.
- Hình thức lưu trữ: Dưới dạng điện tử (file XML gốc kèm bản thể hiện PDF, nếu có).
- Tính nguyên vẹn: Hóa đơn lưu trữ phải còn đầy đủ nội dung, không bị chỉnh sửa, mất mát hoặc hư hỏng.
- Khả năng truy xuất: Khi cơ quan thuế hoặc bên liên quan yêu cầu, doanh nghiệp phải cung cấp nhanh chóng và đầy đủ.
3. Những lỗi phổ biến trong lưu trữ hóa đơn điện tử
Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do:
- Chỉ lưu bản PDF, bỏ qua file XML – trong khi XML mới là định dạng hợp lệ trước pháp luật.
- Không sao lưu dữ liệu định kỳ, dễ mất hóa đơn khi gặp sự cố hệ thống.
- Lưu trữ tản mạn ở nhiều bộ phận, không có hệ thống chung hoặc chuẩn đặt tên file.
- Không phân quyền truy cập, dễ rò rỉ thông tin hóa đơn hoặc bị chỉnh sửa trái phép.
4. Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách
Thứ nhất, sử dụng hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn của Tổng cục Thuế – các phần mềm này sẽ hỗ trợ lưu trữ tự động, đảm bảo tính pháp lý và truy xuất dễ dàng.
Thứ hai, sao lưu dữ liệu định kỳ theo nguyên tắc 3-2-1: ít nhất 3 bản sao, lưu trên 2 loại thiết bị khác nhau (server nội bộ và cloud), và có 1 bản sao lưu ở vị trí tách biệt.
Thứ ba, phân quyền truy cập rõ ràng theo chức năng nghiệp vụ kế toán, chỉ người có thẩm quyền mới được xem, sửa hoặc gửi hóa đơn.
Thứ tư, đặt quy chuẩn đặt tên và phân loại hóa đơn theo thời gian – số hóa đơn – đối tượng phát hành, giúp tra cứu nhanh chóng khi cần.
Thứ năm, tập huấn định kỳ cho nhân sự kế toán và IT về an toàn dữ liệu và các quy định mới nhất liên quan đến hóa đơn điện tử.
