Từ ngày 01/6/2025, các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khi chi trả thu nhập sẽ phải tuân thủ theo mẫu chứng từ mới, quy trình cấp phát mới và nghĩa vụ kê khai chặt chẽ hơn. Đây là nội dung trọng tâm được nêu trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC – hai văn bản mới thay thế một số phần trong Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021 trước đây.
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là văn bản ghi nhận việc doanh nghiệp (bên chi trả thu nhập) đã thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế tại nguồn đối với người lao động hoặc cá nhân nhận thu nhập. Chứng từ này được sử dụng làm căn cứ cho:
- Quyết toán thuế cuối năm,
- Đề nghị hoàn thuế (nếu có),
- Xác minh thu nhập trong các thủ tục hành chính – tài chính.
2. Những điểm mới nổi bật từ 01/6/2025
a. Sử dụng mẫu mới: Mẫu số 03/TNCN
Theo Nghị định 70, kể từ ngày 01/6/2025, mọi tổ chức trả thu nhập bắt buộc phải sử dụng mẫu chứng từ điện tử 03/TNCN ban hành kèm theo phụ lục của nghị định.
Điều này đồng nghĩa:
- Hủy bỏ toàn bộ chứng từ giấy, chứng từ điện tử mẫu cũ được cấp trước ngày này;
- Chỉ được sử dụng chứng từ điện tử có định dạng dữ liệu chuẩn, kết nối với hệ thống thuế.
b. Nội dung chứng từ điện tử được cập nhật
Mẫu chứng từ mới yêu cầu bổ sung thêm các trường thông tin quan trọng như:
- Số định danh cá nhân hoặc mã số thuế người nhận;
- Số điện thoại người nhận thu nhập;
- Khoản bảo hiểm bắt buộc đã trừ;
- Khoản đóng góp từ thiện/khuyến học (nếu có);
- Bỏ thông tin “Số tiền còn được nhận” – để tránh hiểu sai rằng đây là số net thu nhập.
Đồng thời, tất cả chứng từ điện tử phải có chữ ký số hợp lệ, được ký vào ngày lập chứng từ, và có thể gửi trực tiếp cho cơ quan thuế thông qua hệ thống kết nối dữ liệu.
c. Thời điểm lập và cấp chứng từ
- Thời điểm lập chứng từ là ngày ký chữ ký số điện tử.
- Doanh nghiệp chỉ phải cấp chứng từ khi cá nhân yêu cầu, hoặc đến kỳ quyết toán năm nếu cá nhân không ủy quyền doanh nghiệp làm thay.
- Trong trường hợp trả thu nhập không thường xuyên (ví dụ hợp đồng dưới 3 tháng), có thể lập:
- Một chứng từ cho từng lần chi trả, hoặc
- Một chứng từ tổng hợp nhiều lần trong năm (nếu cá nhân yêu cầu).
d. Quy trình xử lý chứng từ sai sót
Theo quy định mới, chứng từ khấu trừ điện tử có sai sót được xử lý tương tự hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Lập chứng từ thay thế,
- Hoặc hủy và lập lại chứng từ mới,
- Gửi báo cáo điều chỉnh đến cơ quan thuế qua cổng điện tử.
Đặc biệt, doanh nghiệp không được phép xóa hoặc bỏ chứng từ đã gửi cho cá nhân hoặc cho cơ quan thuế mà không có hồ sơ giải trình rõ ràng.
3. Quy định chuyển tiếp
Từ nay đến trước ngày 01/6/2025, doanh nghiệp vẫn được phép sử dụng chứng từ điện tử mẫu cũ nếu đã đăng ký hợp lệ. Tuy nhiên, từ thời điểm chính thức thi hành:
- Mọi mẫu cũ không còn hiệu lực, kể cả bản giấy còn tồn kho.
- Doanh nghiệp bắt buộc đăng ký mẫu mới và gửi dữ liệu theo chuẩn mới để đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi cho người nộp thuế.
4. Doanh nghiệp cần làm gì ngay từ bây giờ?
- Rà soát lại phần mềm lập chứng từ và chữ ký số
- Liên hệ với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn/chứng từ điện tử để cập nhật theo định dạng mẫu mới
- Đào tạo lại nhân sự kế toán – thuế về thời điểm lập, cấp, và xử lý sai sót chứng từ
- Chuẩn bị kế hoạch truyền thông nội bộ với người lao động về cách tra cứu, nhận và lưu trữ chứng từ khấu trừ mới.
